Kun Helsinki oli valittu olympialaisten isäntäkaupungiksi kesäkuussa 1947, oli aika muodostaa järjestelytoimikunta.Itsestään selväksi puheenjohtajaksi valittiin Helsingin apulaiskaupunginjohtaja Erik von Frenckell, joka oli jo vuonna 1915 esittänyt toiveen Suomessa pidettävistä olympialaisista.
Järjestelytoimikunta nimesi kaikkiaan 11 asiantuntijatoimikuntaa, joiden joukossa olivat muun muassa majoitus-, rakennus-, finanssi-, liikenne- ja tiedotustoimikunta.
Kisajärjestelyt eivät pohjautuneet yksin vapaaehtoisuuteen, vaan mukana oli myös palkattua henkilövoimaa sekä puolustusvoimien olympiapataljoona. Kaikkiaan järjestelyt vaativat yli 12 000 ihmisen panoksen.
Manuaalinen hakuprosessi vei aikaa
Kisaorganisaation rekrytointi oli 1950-luvulla huomattavasti hitaampaa ja hankalampaa kuin tämän päivän digitalisoituneessa maailmassa. Henkilöstöä ja vapaaehtoisia haettiin lehti-ilmoituksilla ja urheilun lajiliittojen kautta. Hakemukset kirjoitettiin käsin tai koneella,
ja ne joko postitettiin tai vietiin henkilökohtaisesti paikan päälle. Valintaprosessi riippui paljolti siitä, mihin tehtäviin haettiin.
Helsingin, Otaniemen ja Hämeenlinnan kisakylät pyörivät valtaosin palkatun henkilöstön voimin. Muonitustehtäviin rekrytoitiin maan laajuisesti etupäässä Martta-järjestön kautta. Koska joukko tuli pääasiassa Helsingin ulkopuolelta, oli kisakoneiston haasteena heidän majoittamisensa. Apuun tulivat myös ihan tavalliset helsinkiläiset, jotka halusivat majoittaa niin kisavieraita kuin muualta maasta tulleita vapaaehtoisia.
Olympianuoret merkittävässä roolissa
Puhtaasti vapaaehtoisten suurin yksittäinen joukko olivat Olympianuoret. Lähes 2 200 nuorta toimi kisaorganisaation kaikissa toimikunnissa. Pääsääntöisesti lähetteinä ja oppaina työskennelleillä nuorilla oli merkittävä rooli kisojen onnistumisen kannalta.
Toiseksi suurin vapaaehtoisten joukko oli eri urheilulajien toimitsijat, joita oli 1 800 henkeä. He olivat avainroolissa kisojen onnistumisen kannalta, sillä huonoja järjestelyjä ei olisi pelastanut mikään. Onneksi tehtäviin valittiin maamme parasta valiojoukkoa.
Helsingin olympialaisten järjestäminen oli valtava ponnistus ja koko kansan voimannäyte. Kisojen onnistuminen keräsi kiitosta ja synnytti Suomelle hyvän organisaattorin maineen, joka on tuonut myöhemmin lukuisat suurkilpailut maahamme.
